Tre år med medlemsportalen

I samband med att vi uppdaterade våra databaser inom medlemsportalen för en dryg vecka sedan avslutades ett treårsprojekt som har haft till syfte att ge föreningens medlemmar ett exklusivt mervärde för medlemskapet.
I den kommande texten har vi sammanfattat lite av vad vi gjort under dessa år och även hur vi går vidare.

Bakgrund

Under 2015 och 2016 fördes en diskussion inom vår förening om att öka antalet medlemmar genom att behålla nuvarande och att skaffa nya.  En strategi i att lyckas med detta var att försöka ge medlemskapet ett mervärde genom att skapa något nytt som kunde intressera till ett medlemskap.
Under hösten 2017 påbörjades ett planeringsarbete för att kunna presentera alla produkter som föreningen skapat genom åren och göra detta digitalt. Sidan skulle vara unik för våra medlemmar och ingå i medlemsavgiften. Det skulle ge mervärde i medlemskapet!
Under hösten 2017 bildades en projektgrupp som tog fram projektplan och budget. Styrelsen godkände planen och i början av 2018 kunde arbetet komma igång.

Projektet växer fram

Projektet kallades inledningsvis för ”HSF medlemssida” men kom snart att kallas ”Medlemsportalen”.

De övergripande målen var:

  • Att skapa ett mervärde för medlemskapet
  • Att våra medlemmar exklusivt skulle få tillgång till allt material som föreningen producerat och förfogar över
  • Att få fler källor som hjälp i forskningen kring halländska rötter

En projektgrupp bildades med Ulf Josefsson som projektledare, Sven Johansson för ansvarig för datateknik och bearbetning samt Lars-Gunnar Svensson som ledare för delprojekt. Hans Lindmark adjungerad för ekonomi och inköp.

Vi bestämde tidigt vilka databaser och handlingar som skulle ingå på medlemssidan.
För att kunna publicera detta tittade vi på lämpliga tekniska lösningar och identifierade då tre plattformar

  • Söka i upprättade databaser kopplade till register (avskrifter)
  • Söka i register kopplade till bilder
  • Söka i scannad text ex böcker och dokument

Mervärde för medlemskapet

Bara våra medlemmar kan svara på frågan om vi nått de målen.
I juli 2017 strax före släktforskardagarna hade föreningen 975 medlemmar. Medlemssiffran den 31/12 2020 var 1417 medlemmar då inräknat även familjemedlemmar.
Det är ett gott betyg åt projektet men också åt marknadsföring och andra aktiviteter som gjorts under de tre åren som projektet omfattar.

Exklusiv tillgång till det föreningen producerat
Vi har en del kvar att lägga in men den övervägande delen av register, böcker och handlingar är utlagda. Allt är sökbart i databaser, PDF -dokument eller register till bifogade bilder.
Alla parametrar som vi ställde upp som krav på det färdiga resultatet är uppfyllda.

Fler källor som hjälp i den halländska forskningen

Målet har varit att publicera en databas om året i samband med släktforskardagarna.
Medlemsportalen innehåller nu fyra databaser, Hallands befolkning publicerad 2017, Bouppteckningsregistret 2018, Emigrantdatabasen 2019 och Båtsmansregistret 2020.
Dessa databaser är förhållandevis stora, är kostsamma att skapa samt kräver tid för underhåll och uppdateringar.
Antavlor och Sperlingsholms torpregister är register som är klara. Sperlingsholms bondeavtal samt anställningsjournaler finns kvar att lägga in. Sökning för dessa är de samma som torpregistret och det krävs därför inga större kostnader att göra dessa uppdateringar.
Övrigt som finns på Medlemsportalen; Hallands landsbeskrivning 1729, Viske och Varbergs fögderi. Kolumnförteckningar för mantalslängderna, avskrivna mantalslängder för åtta socknar, Rosengrens bok kring gårdsgenalogier i Okome och Svartrå, Ägarlängder samt hemman och gårdar i Onsala, Falkenbergs stadsgårdar, samtliga nummer av Hallandsfarares Information, halländskt källmaterial i danska riksarkivet, digitaliserat halländskt källmaterial och Hallands indelning under dansktiden, handledning till danska jordeböcker och mantalslängder, ortsnamnen i Halland fyra volymer samt latin för släktforskare.

Sammanfattning och fortsatt arbete

Med utgångspunkt från de tre övergripande målen har medlemsantalet ökat kraftigt, vi har skapat en portal som ger våra medlemmar exklusivt tillgång till en stor mängd information.
Det planerade innehållet har vi till mycket stor del publicerat och dessutom en hel del annat utöver det tänkta innehållet.
Kraven på det inmatade materialet, utformningen av sökfunktioner samt de plattformar som är byggda uppfyller till mycket stor del de krav som ställdes upp i projektplanen.

Styrelsen har fattat beslut om en förlängning av projektet med två år.

Nuvarande projektgrupp föreslår att den kommande projekttiden inriktas på följande tre områden

a) Fortsatt uppdatering av våra databaser och att lägga in resterande delar av föreningens egen produktion.

b) Skapa möjligheter att genom avtal få rätten att scanna och publicera annat halländskt material

c) Utveckla möjligheten att publicera information och scannade handlingar sockenvis genom att möjliggöra ”sockensök” Motiv till dessa tre ställningstaganden är att vi bör så långt det är möjligt färdigställa påbörjade databaser för att göra dessa helt kompletta och därmed unika.

En satsning på att lyfta fram socknarna som enskild sökenhet gör det lättare och mer intressant för våra användare att söka och hitta information.
Det är kostsamt och förenat med mycket arbete att skapa nya databaser.

I en eventuell utveckling på längre sikt kan det vara intressant att dels utveckla emigrantdatabasen med personakter och dels skapa register över bilagor till flyttlängderna. Detta är bara två tankar av många och andra idéer saknas absolut inte för de kommande åren.